Планирование для руководителей проектных групп

Регламент планирования сделок и экономики проектов для РПГ

Цель

Цель планирования — обеспечить компании достаточный объем запускаемых работ, который позволяет:

выполнять финансовый план компании;
поддерживать целевую рентабельность не ниже 20%;
обеспечивать загрузку сотрудников;
формировать команды исходя из подтвержденного объема работ, а не наоборот.

Этап 1. Формирование плана запуска

Каждый РПГ формирует перечень сделок, которые планируется запустить в текущем месяце.

В план попадают все сделки, имеющие плановый месяц запуска независимо от их статуса (синие, апельсиновые и другие внутренние статусы).

До 25 числа каждого месяца проводится контрольный срез.

На эту дату фиксируется реальная картина:

какие сделки планируются к запуску;
их стоимость;
ожидаемая выручка;
ожидаемая трудоемкость;
ответственный РПГ.

После 25 числа план считается базовым для формирования производственной модели следующего месяца.

Этап 2. Проверка экономики компании

После формирования общего плана рассчитывается финансовая модель компании.

Учитываются:

вся плановая выручка;
себестоимость выполнения работ;
фонд оплаты труда;
налоги на ФОТ;
премии;
постоянные расходы компании.

Критерий успешности:

План должен обеспечивать расчетную операционную прибыль не менее 20% до налога на прибыль организации.

Если данный показатель достигается, план считается достаточным и можно переходить к распределению ресурсов.

Этап 3. Проверка экономики команд

После подтверждения общей экономики анализируется каждая команда РПГ отдельно.

Проверяется:

объем часов;
состав команды;
стоимость человеческих ресурсов;
плановая себестоимость;
ожидаемая доходность команды.

Каждая команда должна иметь достаточный объем работ, позволяющий показывать положительную экономику без отрицательной маржинальности.

Этап 4. Если объема работ недостаточно

Если общий объем сделок не обеспечивает финансовую модель компании или отдельная команда не имеет достаточного объема работ, начинается совместная работа по наполнению плана.

Совместно с РПГ проводится анализ бэклога.

Из него выбираются наиболее вероятные задачи, которые можно перевести в активную работу текущего месяца.

Для каждой такой задачи определяется:

ответственный;
предполагаемая сумма;
ожидаемая трудоемкость;
последовательность действий, необходимых для запуска сделки;
контрольные сроки прохождения каждого этапа.

Этап 5. Балансировка между командами

Если отдельный РПГ не имеет достаточного объема работ для обеспечения загрузки своей команды, совместно рассматриваются варианты:

ускорения существующих сделок;
переноса задач из бэклога;
перераспределения перспективных клиентов;
изменения состава команды.

Цель — чтобы каждая команда имела достаточный подтвержденный объем работ для покрытия собственной себестоимости и достижения плановой доходности.

Этап 6. Формирование команд

Формирование команд производится только после утверждения плана запуска.

Исходной точкой является не текущий состав сотрудников, а утвержденный объем работ.

Команды комплектуются таким образом, чтобы:

плановые часы были распределены на 100%;
каждый специалист имел понятную загрузку;
распределение соответствовало финансовой модели;
экономика каждой команды соответствовала целевой доходности компании.

Главный принцип

Сначала формируется подтвержденный объем работ и экономика, затем под этот объем формируются команды и распределяются ресурсы. Не люди определяют план продаж, а подтвержденный план продаж определяет необходимую структуру команды и ее загрузку.